Trello vs Meistertask – ein Vergleich der beiden Tools aus unternehmerischer Sicht

Trello vs Meistertask – ein Vergleich der beiden Tools aus unternehmerischer Sicht

Um den Artikel direkt von vorne herein langweilig zu machen: Es gibt zwei Gewinner. Da ich mir die Umsetzung des papierlosen Büros auf die Fahnen geschrieben habe, kann ich hier keines der Tools bevorzugen oder Gründe gegen den Einsatz nennen, da beide papierlos funktioniert. Insofern schon Mal Daumen hoch für beide und diejenigen, die es einsetzen.
Persönlich finde ich aber, dass man zwischen Trello und Meistertask doch schon einige Unterschiede findet. Deswegen möchte ich die mir wichtigen Dinge an der Stelle einmal heraus arbeiten und dir vorstellen, damit du einen tiefergehenden Eindruck der Tools gewinnen kannst. Und ganz wichtig: es gibt für mich wirklich keinen Gewinner! Es gibt für mich nur persönliche Gründe, die das eine Tool passender für die eigenen Anforderungen machen (oder es halt ausschließen).

Was sind Trello und Meistertask überhaupt?

Wer sich einmal den Spaß gönnt und sich beide Anwendungen anschaut wird auf den ersten Blick bereits feststellen, dass sie sich doch optisch „irgendwie ähnlich“ sehen. Je nach persönlichem Geschmack kann man der Meinung sein, dass Meistertask einen Grafikdesigner mehr beschäftigt und hier unter Umständen einen kleinen Vorteil hat. Für mich spielt die Optik allerdings nur eine untergeordnete Rolle. Ich will flüssig und effizient arbeiten können – das ist meine Anforderung.

Vermutlich lassen sich beide Tools unter dem Oberbegriff „Projekt- und Task-Management“ zusammenfassen. Du kannst als Anwender hier verschiedene Spalten mit einer Funktion belegen und dort beispielsweise Ideen sammeln. So habe ich zum Beispiel eine Spalte, in die ich Artikel-Ideen für meine Blog-Beiträge schreibe. Das ist nur die reine Idee, die mir irgendwann und irgendwie kommt. In der nächsten Spalte wäre dann aus der Idee eine konkrete Headline geworden, die wiederum in der nächsten Spalte mit einem Veröffentlichungsdatum dann terminiert wird. Und so weiter und so fort. De facto erstellst du als Anwender am Anfang also eine Karte, die du dann ständig um Informationen ergänzt und zwischen den Spalten hin und her schieben kannst.

Mit Trello und Meistertask kannst du also hervorragend Prozessabläufe bestimmen und einzelne Projekte in ihrem Status überwachen. Das fördert natürlich immens das schnelle Auffassen eines oder mehrere Stati, wenn du als Anwender einen Blick auf dein Board wirfst.

Das Arbeiten mit mehreren Boards für die Bereiche

Unsere Challenge „Trello vs Meistertask“ geht in die nächste Runde, aber auch die wird ohne den finalen Niederschlag bleiben. Denn auch hier ist das Tool wieder genauso gut, wie der Anwender es haben möchte. Ich bin beispielsweise so organisiert, dass ich für jede Abteilung oder jeden Bereich ein eigenes Board habe. Sprich mein Podcast hat ein Board, meine Blog-Artikel haben eines und ansonsten hätte ich im B2B-Bereich dementsprechend auch noch das ein oder andere Board.

Der große Vorteil beider Tools ist nun, dass du durch die Terminierung der einzelnen Karten in einer übergeordneten Ansicht sehr schnell den Überblick hast. Dinge, die über Termin gegangen sind, werden farblich hervorgehoben und ansonsten siehst du, was terminlich als nächstes aus allen Boards ansteht.

 

Gleichermaßen kannst du die Boards mit anderen Teilnehmern teilen. So ist die Teamarbeit in einem solchen Board sehr einfach und selbsterklärend. Solange der andere User ebenfalls mit Trello oder Meistertask arbeitet, kannst du ihn einfach über die Mailadresse hinzufügen. Über den direkten Verweis kann ich dann eine Karte einem anderen Team-Mitglied zur Bearbeitung senden. Dieses kann den Task erledigen und mir die Karte zur Prüfung oder weiteren Verwendung wieder zurück senden. Da die Karte dann jeweils in der Statusspalte weitergerückt wird, ist sehr schnell erkennbar, wo sich der Prozess aktuell befindet.

Wer gewinnt denn jetzt das Duell Trello vs Meistertask

Es gibt tolle Vergleiche der beiden Tools miteinander und auch gegen dritte und vierte Alternativen. Ich bin allerdings kein großer Liebhaber von Vergleichen reiner Fakten. Was zum Teufel soll ich mit einer Waschmaschine, die 27 Programme hat, wenn ich immer nur Handtücher auf 90 Grad wasche? Ist der Mehrwert auf dem Papier dann wirklich ein Mehrwert für mich? Bei 27 unterschiedlichen Programmen erkenne ich daraus keinen, wenn ich immer nur den gleichen Waschgang verwende. Ein Mehrwert würde sich ergeben, wenn eine der Waschmaschinen eine Vorratsfunktion für das Waschmittel und den Weichspüler hat, für dessen Nachschub sie selbst sorgt und es bestellt.

Insofern ist vor allem wichtig: Was willst du damit überhaupt machen? Wozu brauchst du ein Projektmanagement-Tool oder eine Task-Verwaltung? Rein faktisch hat Meistertask nur 12-15 Anbindungsmöglichkeiten an andere Anwendungen; Trello hingegen über 100. Ist Trello jetzt besser? Auf dem Papier schon, aber wer gewinnt deiner Meinung nach, wenn die Anwendungen bei beiden nicht angebunden sind, mit denen du arbeitest?

Die Empfehlung für Unternehmer mit Sitz in Deutschland

Es gibt für mich bei dem Vergleich ein riesiges und unschlagbares Argument: Der Datenschutz nach dem BDSG. Hier ist aufgeführt, dass speziell die Kundendaten, die du als Unternehmer verwaltest auf einem Zugriffsbereich befindlichen Server liegen müssen. Trello ist die Entwicklung eines kanadischen Unternehmens mit einem Server-Standort in den USA. Wenn es nun hart auf hart kommt, wirst du an deine Daten nicht heran kommen. Somit genügst du mit dem Einsatz von Trello an der Stelle nicht dem deutschen beziehungsweise europäischen Datenschutz.

Die Server von Meistertask hingegen stehen in Deutschland und Österreich. Das wiederum entspricht dem europäischen Datenschutz und wenn du damit arbeitest, kannst du jederzeit an deine Daten heran kommen. Insofern war es mir im ersten Moment gänzlich gleichgültig, was die Programme alles können. Meine Anforderung war, dass ich das Tool meiner Wahl so einsetzen kann, dass ich dem Datenschutz entsprechen kann. Leider scheidet Trello an der Stelle für mich als Unternehmer aus. Das Bild weiter unten stammt aus unserem Demo Board für HR-Recruitment.

Für den privaten Gebrauch wiederrum spielt es keine besonders große Rolle. Hier sollte sich jeder darum bewusst sein, was andere mit seinen Daten machen können. Das musst du vertreten und verantworten können. Aber auch hier ist wieder die Frage, was deine Anforderung ist. Wenn du geschlossen in einem System damit hantieren möchtest, bietet dir Trello mit den vielen Anbindungen sicherlich eine gute Auswahl. Insofern solltest du nicht darauf schauen, was Programme, Anwendungen oder materielle Dinge alles können. Viel wichtiger ist, ob sie deiner Anforderung entsprechen! 

In diesem Screenshot siehst du die Organisation eines neuen Podcasts, wo wir unsere Ideen und Gedanken zusammen in ein Board geworfen haben. Das sind alles keine kritischen Informationen und daher haben wir uns damals rasch für Trello entschieden.

Wenn du noch Zeit und Lust hast, bist du herzlich eingeladen die Paperless-Podcast-Folge 55 zu laden. Dort habe ich über Meistertask und Trello gesprochen.

Neue Alternative aus Deutschland – zenkit.com

Als eine weitere deutsche Alternative kann auch das Projektmanagement Tool Zenkit aufgenommen werden. Das Startup hat den Sitz seiner Server in Frankfurt, ist somit ebenfalls konform zur DSGVO und bietet Unternehmern daher die nötige rechtliche Grundlage.

Zenkit ist flexibel nutzbar (Daten können als Kanban Board, Kalender, Tabelle oder To-Do Liste aufbereitet werden) und verfügt über einebenutzerfreundliche Oberfläche. Das Tool lässt sich ebenfalls offline nutzen. So kannst du von überall aus an deinen Aufgaben weiterarbeiten.

Du siehst, sowohl für den beruflichen als auch den privaten Gebrauch ist Zenkit definitiv einen Blick wert.“

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