Der digitale Briefkasten und das papierlose Büro klingen erst einmal soweit super, aber wenn es dann an die Umsetzung geht trifft man direkt zu Anfang auf eine Herausforderung: die Post. Und damit meine ich nicht das Unternehmen, sondern Briefumschläge die regelmäßig bei mir im Briefkasten lagen. Das ist ja wieder Papier und das wollte ich nicht mehr haben. Also, was kann ich tun?

Wer sich ein wenig in der Szene der digitalen Nomaden rumtreibt und dort den ein oder anderen kennt, wird feststellen, dass man dort genau die gleiche Herausforderung hat. Das papierlose Büro ist dort ein Muss, da die Kommunikation als reisender Nomade nicht über einen festinstallierten Briefkasten funktionieren kann. Und dort bin ich dann auch fündig geworden auf der Suche nach einer Lösung für mein Problem: Dienstleister!

Schick deine Post an jemanden, der sie dir scannt

Es wahrhaftig ein recht breites Angebot an Dienstleistern, die für dich einen Briefkasten unterhalten und dir dann deine Post digitalisieren. Dazu ist grundsätzlich erst einmal nicht besonders viel notwendig. Du musst lediglich diese Adresse bei deinen Lieferanten, Kunden und wem auch immer angeben, so dass deine Post an dorthin geschickt wird. Für die Sendungen bei denen du keine Adresse hinterlegen kannst oder willst, kannst du über die Deutsche Post einen Nachsendeantrag einrichten.

Dienstleister wie dropscan, digitalkasten oder getcaya bieten diese Dienste an, aber auch die Deutsche Post und einige weitere Anbieter. Die Dienstleistung an sich umfasst dabei nicht viel mehr als eine Anschrift zu bieten und die dort eingehende Post gegen eine fixe oder variable Gebühr zu scannen. Vielfach ist hier noch ein kleiner Zwischenschritt eingebaut. Zuerst wird nur der Umschlag gescannt und du kannst dann auf der Web-Oberfläche entscheiden, ob der Dienstleister ihn öffnen und scannen soll. Alternativ kannst du den Brief ungeöffnet an dich weiterleiten oder direkt in die Tonne schubsen lassen.

Digitalisierung deiner Eingangspost für privat und geschäftlich

Durchweg alle Dienstleister bieten sowohl einen privaten als auch einen geschäftlichen Zugang an. Damit richtet sich das Angebot nicht nur an Unternehmer, sondern auch an Menschen die gerne digital unterwegs sind. Die Kosten sind erst einmal sehr überschaubar, wobei diese maßgeblich von der Menge der Sendungen abhängen. Ab 10-15 Euro pro Monat bekommst du eine Adresse gestellt und hast sogar bei vielen Anbietern ein kleines Inklusiv-Volumen an Briefen und Sendungen.

Einzig und allein die förmliche Zustellung per Postzustellungsurkunde ist nicht weiterleitungsfähig. Somit solltest du dennoch regelmäßig deinen Briefkasten prüfen, da die Konsequenzen eines solches Schreibens weitreichend sein können. Es muss nicht immer bedeuten, dass du verklagt wurdest. Schon eine Mahnung für eine Rechnung kann so einer Stufe aussehen. Das Problem besteht vor allem, wenn du nicht darauf reagierst. Wenn man nichts zu befürchten hat ist eine solche Postsendung aber auch eher sehr selten.

Ist ein digitaler Briefkasten denn rechtlich unbedenklich?

Mit der Zustimmung zu einem Konto bei einem der vielen Dienstleister stimmst du ein, dass jemand anderes für dich die Post öffnen darf. Damit ist ein Verstoß gegen das Postgeheimnis soweit obsolet. Zudem geschieht das Öffnen der Sendungen mehr oder weniger automatisch, so dass lediglich Maschinen den Inhalt sehen werden. Dennoch besteht die Möglichkeit und auch später in der Cloud könnten die Daten eingesehen werden.

Ich persönlich störe mich nicht daran, wenn andere meine Post lesen (könnten). Ich bin über mein Smartphone per GPS in meiner Bewegung nachvollziehbar. An jedem größerem Bahnhof oder Flughafen werden ich von zig Kameras aufgenommen. Und wer etwas zu mir finden will, kann mich googeln und wird einiges finden. So what!? Grundsätzlich wird meine Post ja nur dann geöffnet, wenn ich es per Click beauftrage. Also habe ich dort noch die Chance einzugreifen und mein Postgeheimnis zu wahren.

Der digitale Briefkasten als Zugewinn bei der Lebensqualität

Ein digitaler Briefkasten bietet vor allem Vorteile wie ich finde. Wenn man einmal den Dreh heraus hat sich Pakete an eine Paketstation senden zu lassen ist der digitale Briefkasten eine große Erleichterung. Ich kann unbeschwert in den Urlaub fahren und muss niemanden mehr damit beauftragen meine Post zu überwachen.

Der größte Vorteil aus meiner Sicht ist aber die konsequente Digitalisierung der Dokumente. Mit einem Scandienstleister und einer gut strukturierten, nachgelagerten Datenarchivierung sind fast alle Ordner zu Hause im Schrank vollkommen unnötig. So wird Platz gespart aber vor allem Nerven bei der Suche nach wichtigen Unterlagen. So erhöht sich meine persönliche Lebensqualität um diese doch lästigen Dinge, wohlwissend darum, dass ich jederzeit auf die Dokumente zugreifen kann.

Alternativ und für denjenigen, den keinen Dienstleister einsetzen möchte, gibt es diverse Scan-Apps. Mit diesen lassen sich die Dokumente gleichermaßen digitalisieren. Scanbot wäre hier eine getestete Möglichkeit, mit der man die Arbeit bewerkstelligen könnte. Für mich schließt sich die Lösung allerdings aus, da sie mich wiederum orts und zeitabhängig macht.

Diesen Dienstleister nutzen wir bereits im Team

Dropscan ist ein einfacher und schneller Service zum Scannen Ihrer Briefpost, Dokumente und Papierunterlagen. Sie schicken uns Ihre Dokumente, wir scannen sie ein, machen daraus durchsuchbare PDF-Dateien und stellen Sie Ihnen zum Download in Ihrem Dropscan-Konto zur Verfügung.

Diesen Dienstleister testen wir gerade für dich

Wir wollen vor allem eins: Unseren Kunden – und dazu zählen auch wir selbst – das Leben erleichtern, indem wir Ihnen viel Zeit ersparen. Die nervige Zeit, die man sonst mit dem Bearbeiten von Post und anderem “Papierkram” verbringt, werden wir auf ein Minimum reduzieren und damit verbundene Komplexität auf simple Ja/Nein Entscheidungen reduzieren.

 

 

 

Tobias Lindner

Tobias Lindner

Prozessoptimierung sowie große Gebilde aus Prozessen zu basteln ist meine große Leidenschaft. Vor einiger Zeit habe ich als Abwechslung dazu das Schreiben für mich gefunden.

Ich schreibe zu vor allem über das Thema Geld sparen/Finanzen sowie das Zeitmanagement. Tim Ferris hat mich mit seiner Vier-Stunden-Woche schwer beeindruckt und seit dem versuche ich meine Arbeit so produktiv wie möglich zu gestalten.

Hier möchte ich vor allem meine frischen Erfahrungen als Paperless Pioneer sowohl privat als auch nebenberuflich mit euch teilen. Ich freue mich sehr über die Chance!
Tobias Lindner