In den vergangenen Tagen und Wochen hat sich irgendwo in meinem Oberstübchen was getan. Es hat ein wenig gedauert, bevor ich erkennen konnte, an was mein Kopf dort arbeitet. Vor zwei Wochen aber habe ich es klar und deutlich gesehen: ich will wieder mehr schreiben!

Um mich ist es hier im Blog sehr ruhig geworden, dafür umso aktiver und lauter im Podcast. Der läuft auch sehr erfolgreich und ich werde dort keinen Schritt zurück weichen, aber trotzdem möchte ich hier im Blog einfach wieder aktiver sein. Und nach einigem Grübeln und Hin und Her im Kopf habe ich mich dazu entschieden heute mit einem Einstiegs-Artikel zu beginnen, der meine damalige Sehnsucht nach dem papierlosen Büro beschreiben soll und was das mit mir gemacht hat.

Voll offline und voll papierreich

Viele von euch kennen die Anekdote, dass ich vor einigen Jahren nebenberuflich als Getränkehändler gearbeitet habe. Dabei wollte ich endlich meinen Wunsch nach Unternehmertum erfüllen und hatte als flotte Idee nachts Getränke an austrocknende Partys zu liefern. Das hat auch eigentlich ganz gut funktioniert, bis auf den Umstand das es nachts dunkel ist und man eigentlich schlafen sollte.

Und als ich nachts während der Pausen dann so da saß und Lieferscheine, Ablieferbelege und Rechnungen sortierte, kam mir der Gedanke: „Wie geil muss es eigentlich sein, wenn ich diese Arbeit nicht mehr machen muss? Es muss doch möglich sein diesen Kram zu digitalisieren!“. Was daraus geworden ist, siehst du ja hier auf der Seite der Paperless Pioneers, aber es war ein langer Weg bis hier hin.

Produktive Zeit nutzen und unproduktive Zeit genießen

Im Laufe der letzten Jahre und ganz besonders seit 2015, der echten Gründung der Paperless Pioneers, habe ich so unglaublich viel zum papierlosen Büro gelernt. Mein Podcast beinhaltet im Vorspann nicht ganz ohne Hintergedanken den Verweis darauf, dass ich dich an meinen Erkenntnissen teilhaben lasse und du die Fehler nicht mehr alle machen musst. Aber jeder Fehler, den ich gemacht habe und jede Erfahrung die mich nicht weiter gebracht, hat mich dennoch weiter gebracht.

Kennst du Thomas Edison? Er wird als Erfinder der Glühbirne bezeichnet und hat lange am elektrisch, austauchbaren Licht geforscht. Ihm wird nachgesagt sehr verbissen geforscht zu haben. Viele Fehlversuche hielten ihn nicht davon ab weiter zu machen. Mich hat ein Satz beeindruckt, den er mal gesagt haben soll: „Ich finde keine Fehler. Ich finde nur Wege, wie es nicht funktioniert!“. Ich finde eine solch positive Einstellung sehr inspirierend.

Der Wunsch nach einem papierlosen Büro war für mich also vor allem der Wunsch nach mehr Freiheit. Ich wollte viele Dinge ausprobieren und schauen, welche Effekte sie auf mein Arbeitsleben und natürlich auch auf mein privates Leben haben. Ich habe eine wundervolle Frau und zwei tolle Kinder mit denen ich sehr gerne Zeit verbringe. Das war mein Motivator das papierlose Büro für mich zu erfinden und ist es heute noch mich ständig weiter zu entwickeln.

Es macht Spaß zu arbeiten und ich habe viel Freude daran die Paperless Pioneers ständig weiter voran zu bringen – genauso gerne genieße ich aber auch die anderen Zeiten, in denen ich bewusst unproduktiv bin und das Leben genießen darf. Es ist ein wenig wie beim Sport: Das Training ist immer wichtig um neue Reize zu setzen, aber die Erholungsphase nach der Einheit ist die wirklich wichtige Phase. Dort verinnerlicht der Körper das Gelernte und bildet sich weiter. Und so versuche ich auch zu arbeiten: Vollgas, wenn Vollgas angesagt ist!

Viel mehr Zeit, mehr Freiheit und mehr Ordnung

Du erkennst in der Überschrift vielleicht schon die gewählten Worte. Ich nutze diese sehr gerne im Zusammenhang mit dem papierlosen Büro, weil es genau meine Erfahrungen sind. Im Einzelfall kannst du vielleicht nur schwer bewerten, wie viel Zeit es dauert die Belege zu sortieren und abzulegen. Mal ist es eine Minute, mal zwei. Multiplizier diese Zeiteinheiten aber bitte mal mit der Anzahl der Belege, die im Monat bei dir anfallen. Wie viele Minuten sind das? 60? 120? 180?

Eine Studie unter 250 Befragten im Auftrag von Kontist (Link: https://kontist.com/buerokratie-aufwand-selbstaendige) hat herausgefunden, dass Selbstständige rund 15 Stunden im Monat mit Bürokratie verbringen. In dieser Summe sind 4 Stunden Belege sortieren pro Monat, also 240 Minuten. Auf das Jahr hochgerechnet ergibt das 48 Stunden, was zwei vollständigen Tagen entspricht. Was könnte man nicht alles Sinnvolleres in der Zeit anfangen?

Das war und ist heute noch meine Motivation so viele Dinge wie möglich und nötig zu testen, um meinen administrativen Aufwand zu minimieren. Aber neben der Zeitersparnis ergibt sich für mich noch ein weiterer riesiger Vorteil: mein Schreibtisch sieht endlich aufgeräumt aus. Ich versuche das Papier vollständig zu verbannen, was nicht immer gelingt. Beispielsweise gibt es Bewirtungsbelege oder Tankquittungen nur als Papier. Hier habe ich mir aber angewöhnt diese direkt zu digitalisieren und gar nicht erst als To Do auf meinen Schreibtisch landen zu lassen. Seit dem ist der Schreibtisch frei von Dingen. Nichts, wo ich in Gedanken drüber lesen könnte und was mich ablenkt. Und auch nichts was ich persönlich gerade für wichtiger erachten könnte als die Aufgabe, mit der ich mich gerade beschäftige.

Die Kombination aus der ersparten Zeit und dem verhinderten Chaos auf meinem Schreibtisch führt zu einem mir sehr wichtigen Punkt: ich habe mehr persönliche Freiheit! Weder zwingen mich manuelle Prozesse dazu heute noch unbedingt die Belege zu archivieren, noch erinnern sie mich als To Do auf meinem Schreibtisch daran, dass sie erledigt werden wollen. Es ist der reinste Befreiungsschlag für mich. Ich kann mir meine produktive Zeit so einteilen wie ich es möchte und kann währenddessen machen, was ich mir vorgenommen habe.

Mehr Produktivität durch ein papierloses Büro

Langsam bekommst du eine Ahnung davon, was mich am papierlosen Büro so reizt. Zeit, die ich nicht arbeiten muss ohne dabei finanzielle Einbußen zu erleiden bedeuten für mich vor allem eines: LEBENSQUALITÄT! In meinem Job als Coach und Berater gibt es nichts Schöneres als Kunden den Weg zu mehr Zeit, mehr Ordnung und mehr Freiheit zu zeigen. Die leuchtenden Augen der Coachees, wenn sie realisieren was mit dem papierlosen Büro möglich ist, sind unbezahlbar.

Heute achte ich sehr darauf, dass ich unproduktive Aufgaben gar nicht erst an mich heran lasse. Bei Gesprächen mit Dienstleistern oder Lieferanten weise ich grundsätzlich darauf hin mir die Rechnung digital zu schicken. Für mich selbst habe ich mit dieser Verhaltensweise herausgefunden, dass ich verdammt produktiv geworden bin. Ich vermute, dass das vor allem daran liegt, dass ich genau das machen kann, was mir Spaß macht. Ich muss mich nur noch zu einem sehr kleinen Teil mit administrativen Aufgaben beschäftigen, also den Aufgaben, die mir so gar keinen Spaß machen. Und wenn du den ganzen Tag bevorzugt die Sachen machst, die du cool findest, kann so ein Tag auch gar nicht mehr bescheiden werden.

Meinem damaligen Wunsch und dem Keim der Idee nach dem papierlosen Büro habe ich alles zu verdanken. Natürlich war ich es, der die Idee mit der Unterstützung meiner Frau, meiner Familie, Freunden und Bekannten umgesetzt hat. Aber hätte ich nicht so viel probiert und hätte nicht so viele Wege gefunden wie es nicht funktioniert, wäre ich heute nicht dort, wo ich stehen darf.

Ich bin dem Gedanken und meinem Umfeld unglaublich dankbar und ich bin jedem Kunden, jedem Besucher und jedem Podcast-Hörer endlich dankbar, dass ich meine Erfahrungen mit ihnen teilen darf. Ich habe Dinge ausprobiert und für gut oder schlecht für mich befunden und ich freue mich, dass ich damit zur deiner Produktivität beisteuern darf.

André Nünninghoff
Folge mir

André Nünninghoff

Gründer & Coach bei den Paperless Pioneers
Ich liebe alles Technische und bin großer Verfechter des K.I.S.S. (keep it simple, stupid) - Prinzips. Aus diesem Grund beschreibe ich meinen täglichen Workflow in meinem Evernote eBook, denn das papierlose Büro ist meine Leidenschaft. Beruflich bin ich als Paperless Coach unterwegs.Hier im Blog und auf iButler.me trage ich alles zusammen, das euch dabei unterstützt, euer papierloses Büro voranzutreiben. Gemeinsam leisten wir echte Pionierarbeit, also worauf wartest du?
André Nünninghoff
Folge mir